Основные страницы

Новости

Главное меню

Консультации

Справочник

Статьи

Форум

Передача документов на архивное хранение


Огромное количество документов подлежит архивному хранению. Например, некоторые кадровые документы необходимо содержать в течение 75 лет со дня увольнения сотрудника! Как же правильно осуществлять архивное хранение дел?

Подготовка к передаче документов на хранение

При передаче дел на архивное хранение существует множество правил оформления как самого дела, так и его обложки. На обложках дел указываются следующие реквизиты:

  • наименование организации;
  • наименование или код структурного подразделения;
  • номер дела;
  • заголовок дела;
  • даты дела;
  • количество листов;
  • срок хранения дела;
  • архивный шифр дела.

При изменении названия организации или ее структурного подразделения на деле указывается новое имя, а старое пишется в скобках. Если в составе бумаг есть какие-то приложения, то количество и названия этих приложений указываются на обложке.

Передача документов на хранение

Каждому делу присваивается учетный номер. Он является частью архивного шифра и обеспечивает не только идентификацию, но и строгий учет. Все переданные дела подвергаются архивной описи. Благодаря этому факту сотрудники архива смогут знать, какие документы лежат в том или ином месте, и иногда даже краткое содержание документа. Именно по этой описи документы и принимаются в архив.

Преимущества архивного хранения документов

Главное преимущество архивного хранения – соблюдение сроков хранения того или иного документа, а также ограниченный доступ к документам у сотрудников. Жестко структурированные дела в архиве и реестр документов способствуют тому, чтобы ни одна справка, ни один приказ не пропали и не пришли в негодность по вине безалаберного хранения.

Внеофисное архивное хранение

Однако организация архивного хранения в офисе – довольно дорогостоящее дело, и поэтому в последнее время востребована услуга внеофисного хранения документов. Благодаря архивным услугам предприятие освобождает площади, занимаемые архивом, экономит на сотрудниках архива и освобождается от обязанности следить за сроком хранения документов. При этом у руководства предприятия и доверенные сотрудники получают доступ к своим документам в любое удобное для них время.

Rambler's Top100 KINDER.RU - Интернет для детей Рейтинг детских сайтов - Ваше чадо